Praca zdalna Kodeks pracy — zasady, ekwiwalent i o co pytać

Ten tekst jest częścią przewodnika Zmiany w prawie pracy 2026 — co dotyczy osoby szukającej pracy.

Pracę zdalną Kodeks pracy reguluje w osobnym rozdziale IIc, w art. 67(18)–67(34), od 7 kwietnia 2023 roku. Dla kandydata najważniejsze jest to, czego te przepisy nie dają: ani jednego gwarantowanego dnia zdalnego. Gwarantują za to pieniądze i procedury — ale dopiero wtedy, gdy praca zdalna została już uzgodniona. Ten tekst nie jest poradą prawną; w sporze z pracodawcą skonsultuj się z prawnikiem albo z okręgowym inspektoratem Państwowej Inspekcji Pracy.

Pracę zdalną Kodeks pracy definiuje w art. 67(18) — i nie zna pojęcia „praca hybrydowa”

Praca zdalna to wykonywanie pracy całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania, z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Słowo „częściowo” załatwia kwestię hybrydy: praca hybrydowa to prawnie po prostu praca zdalna wykonywana w części dni i Kodeks pracy nie tworzy dla niej osobnych uprawnień.

Przepisy wprowadziła ustawa z 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy (Dz.U. 2023 poz. 240), która w tym samym momencie usunęła z Kodeksu telepracę. Jeśli w ogłoszeniu albo w regulaminie widzisz słowo „telepraca”, patrzysz na dokument nieaktualny od 2023 roku — firma nie przepisała wewnętrznych zasad, choć powinna. Które przepisy zmieniły się później, pokazuje zestawienie zmian w prawie pracy 2026.

Czy pracodawca może kazać wrócić do biura i ile ma na to czasu?

Może, a przy pracy zdalnej uzgodnionej dopiero w trakcie zatrudnienia wystarczy do tego wniosek, nie Twoja zgoda — powrót do biura następuje najpóźniej po 30 dniach od jego otrzymania. Podstawą jest art. 67(22) Kodeksu pracy: każda ze stron może złożyć wiążący wniosek o zaprzestanie pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków. Strony ustalają termin przywrócenia, ale nie dłuższy niż 30 dni; bez porozumienia powrót następuje automatycznie po upływie tych 30 dni.

Inaczej jest, gdy praca zdalna trafiła do umowy o pracę już przy jej zawieraniu: staje się warunkiem umownym, który zmienia się porozumieniem stron albo wypowiedzeniem zmieniającym, nie jednostronnym mailem. Tę różnicę trzeba wyłapać przed podpisem — podobnie jak zapisy opisane w poradniku o umowie o pracę, zleceniu i B2B.

Presja powrotu do biur jest realna. Z raportu Grant Thornton „Praca zdalna okiem przedsiębiorców 2026” (badanie średnich i dużych firm ze stycznia 2026 r.) wynika, że pracę poza biurem dopuszcza 55 proc. firm wobec 62 proc. rok wcześniej, pełną swobodę wyboru miejsca deklaruje już tylko 13 proc., a odsetek firm wymagających 10–15 dni w biurze miesięcznie urósł z 13 do 27 proc.

Ile wynosi ryczałt za pracę zdalną i czy pracodawca w ogóle musi go płacić?

Kodeks pracy nie podaje żadnej kwoty — wysokość ustala pracodawca, ale sam obowiązek pokrycia kosztów jest bezwzględny. Art. 67(24) § 1 każe zapewnić materiały i narzędzia pracy wraz z urządzeniami technicznymi, zapewnić instalację, serwis i konserwację albo pokryć ich koszty, pokryć koszty energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych niezbędnych do pracy zdalnej oraz zapewnić szkolenia i pomoc techniczną. Inne koszty, na przykład biurko czy fotel, pokrywa się tylko wtedy, gdy przewiduje to porozumienie, regulamin albo indywidualne uzgodnienie.

Jeśli pracujesz na własnym sprzęcie, art. 67(24) § 3 daje Ci ekwiwalent pieniężny, a § 4 pozwala zastąpić go ryczałtem odpowiadającym przewidywanym kosztom. Przy ustalaniu obu kwot § 5 każe uwzględnić normy zużycia materiałów i narzędzi, ich udokumentowane ceny rynkowe, ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy, normy zużycia energii elektrycznej i koszty usług telekomunikacyjnych.

Urzędowej stawki ryczałtu nie ma — kwoty krążące po forach to zapisy z regulaminów konkretnych firm, nie norma prawna. Dlatego pytaj o konkretną kwotę i o częstotliwość wypłaty, a ryczałt porównuj z resztą pakietu tak samo, jak porównuje się benefity pozapłacowe: przy trzech dniach zdalnych w tygodniu to pozycja, którą widać w budżecie domowym.

Czy ekwiwalent lub ryczałt za pracę zdalną jest opodatkowany i oskładkowany?

Nie — od ekwiwalentu i ryczałtu za pracę zdalną nie płacisz PIT i nie są od nich naliczane składki ZUS. Art. 67(25) Kodeksu pracy stanowi, że zapewnienie narzędzi i materiałów, pokrycie kosztów oraz wypłata ekwiwalentu i ryczałtu nie stanowią przychodu w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. To nie jest zwolnienie z podatku, tylko wyłączenie z samej kategorii przychodu — pracodawca nie pobiera zaliczki i nie wykazuje tych kwot jako wynagrodzenia.

Warunek jest jeden: kwota musi odpowiadać realnym, udokumentowanym kosztom ustalonym według kryteriów z art. 67(24) § 5. Nadwyżka ponad nie staje się zwykłym przychodem ze stosunku pracy — z podatkiem i składkami. Ryczałt nie jest więc ukrytą podwyżką: nie zwiększa podstawy wymiaru zasiłku chorobowego ani przyszłej emerytury, a przy negocjacjach liczy się osobno od pensji.

Ile dni pracy zdalnej okazjonalnej przysługuje i czy przechodzą na kolejny rok?

Pracy zdalnej okazjonalnej przysługuje 24 dni w roku kalendarzowym, a dni niewykorzystane nie przechodzą na kolejny rok. Praca zdalna okazjonalna to tryb z art. 67(33) § 1: udzielana na wniosek pracownika złożony na papierze albo elektronicznie, w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni rocznie. Limit jest jednakowy niezależnie od wymiaru etatu — pół etatu daje dokładnie te same 24 dni co pełny — i nie podlega proporcjonalnemu przeliczaniu.

Cena tej elastyczności stoi w § 2: przy pracy okazjonalnej nie stosuje się art. 67(19)–67(24), a więc także przepisów o pokrywaniu kosztów, ekwiwalencie i ryczałcie. Wniosek nie jest wiążący, odmowa nie wymaga uzasadnienia, a kontrola odbywa się wyłącznie na zasadach uzgodnionych z pracownikiem (§ 3).

Odrębnym trybem jest polecenie pracy zdalnej z art. 67(19) § 3, dopuszczalne tylko w stanie nadzwyczajnym, zagrożenia epidemicznego albo epidemii i przez 3 miesiące po ich odwołaniu, a także gdy z powodu siły wyższej czasowo nie da się zapewnić bezpiecznych warunków w dotychczasowym miejscu pracy. Wymaga Twojego wcześniejszego oświadczenia o warunkach lokalowych i technicznych, a cofa się je z co najmniej dwudniowym uprzedzeniem.

Komu pracodawca nie może odmówić pracy zdalnej i w jakim terminie musi odpowiedzieć?

Art. 67(19) § 6 Kodeksu pracy nakazuje uwzględnić wniosek pracownicy w ciąży, pracownika wychowującego dziecko do 4. roku życia, rodzica dziecka z orzeczeniem o niepełnosprawności lub z zaświadczeniem o ciężkim i nieodwracalnym upośledzeniu (art. 142(1) § 1 pkt 2 i 3) oraz opiekuna innego członka najbliższej rodziny lub osoby ze wspólnego gospodarstwa domowego z orzeczeniem o niepełnosprawności albo o znacznym jej stopniu. Odmówić można tylko wtedy, gdy praca zdalna nie jest możliwa ze względu na organizację lub rodzaj pracy — z przyczyną podaną na papierze albo elektronicznie w terminie 7 dni roboczych.

Jeśli odpowiedź nie przychodzi albo odmowa nie wskazuje przyczyny, sprawę zgłasza się okręgowemu inspektoratowi Państwowej Inspekcji Pracy — to inspekcja kontroluje stosowanie rozdziału IIc i kieruje do sądu wnioski o ukaranie. Grzywna za wykroczenia przeciwko prawom pracownika z art. 281 Kodeksu pracy wynosi od 8 lipca 2026 r. od 2 000 do 60 000 zł.

Przy zatrudnieniu osób z orzeczeniem obowiązują dodatkowe uprawnienia, które opisuje poradnik o pracy zdalnej dla osoby z niepełnosprawnością.

BHP, kontrola i równe traktowanie — czego pracodawcy nie wolno przy pracy zdalnej

Pracodawca nie może traktować Cię gorzej dlatego, że pracujesz zdalnie. Art. 67(29) zakazuje mniej korzystnego traktowania pracownika zdalnego w zakresie nawiązania i rozwiązania stosunku pracy, warunków zatrudnienia, awansowania i dostępu do szkoleń. Art. 67(23) dodaje, że ani złożenie wniosku o pracę zdalną, ani odmowa zgody na nią nie mogą uzasadniać wypowiedzenia umowy, a art. 67(30) gwarantuje dostęp do terenu zakładu i zakładowych obiektów socjalnych.

Art. 67(31) wymaga oceny ryzyka zawodowego uwzględniającej wpływ pracy na wzrok, układ mięśniowo-szkieletowy i uwarunkowania psychospołeczne oraz Twojego oświadczenia o bezpiecznych i higienicznych warunkach we wskazanym przez Ciebie miejscu. Ten sam przepis wyklucza ze zdalnej pracy m.in. prace szczególnie niebezpieczne, z czynnikami chemicznymi lub biologicznymi stwarzającymi zagrożenie i intensywnie brudzące.

Kontrolę reguluje art. 67(28): pracodawca sprawdza wykonywanie pracy, BHP i ochronę danych w miejscu pracy zdalnej i w godzinach pracy, na zasadach ustalonych z Tobą i bez naruszania prywatności domowników. Jak to wygląda w praktyce, pokazała PIP: w 2023 r. przeprowadziła 248 kontroli wdrożenia pracy zdalnej i w około 60 proc. z nich stwierdziła nieprawidłowości — najczęściej brak regulaminu, oświadczeń BHP i zasad pokrywania kosztów.

O co zapytać rekrutera, zanim podpiszesz umowę

Pytaj o zapisy, nie o kulturę pracy — obietnica z rozmowy nie zastąpi treści umowy ani regulaminu. Cztery pytania odróżnią firmę, która faktycznie wdrożyła rozdział IIc, od takiej, która tylko mówi o elastyczności.

Wszystkie opisane wyżej uprawnienia — ryczałt, 24 dni okazjonalne, wiążący wniosek — dotyczą wyłącznie umowy o pracę. Na umowie o dzieło i zleceniu zwrot za sprzęt, prąd i internet wynika tylko z tego, co sam wpiszesz do kontraktu, bo rozdział IIc tych umów nie obejmuje. Gdzie szukać ofert zdalnych, opisuje osobny poradnik o tym, jak znaleźć pracę zdalną.

Doświadczenie zdalne opisz w CV jak każdą inną kompetencję: zamiast „praca zdalna” wpisz tryb, narzędzia i efekt — „zespół rozproszony w 3 strefach czasowych, 12 spotkań tygodniowo w Teams, wdrożenie 4 nowych osób zdalnie”. Kreator ŁatweCV pomoże ubrać to w konkretne zdania i sprawdzi, czy CV odpowiada słowom kluczowym z ogłoszenia.

Checklista

Częste pytania

Czy przy okazjonalnej pracy zdalnej należy mi się zwrot kosztów prądu i internetu?

Nie z mocy prawa. Art. 67(33) § 2 Kodeksu pracy wyłącza przy pracy zdalnej okazjonalnej stosowanie art. 67(19)–67(24), czyli także przepisów o pokrywaniu kosztów, ekwiwalencie i ryczałcie. Pracodawca może wypłacać takie świadczenie dobrowolnie — wtedy nadal nie jest ono przychodem podatkowym — ale nie ma takiego obowiązku.

Jak napisać wniosek o pracę zdalną i w jakiej formie go złożyć?

Wniosek składa się w postaci papierowej albo elektronicznej — mail wysłany na służbowy adres przełożonego lub kadr spełnia ten wymóg i daje dowód daty. Wystarczy wskazać miejsce wykonywania pracy zdalnej, proponowany wymiar (całkowicie lub częściowo) i datę początkową. Jeśli należysz do grupy z art. 67(19) § 6 Kodeksu pracy, dopisz podstawę prawną i dołącz dokument potwierdzający, na przykład akt urodzenia dziecka lub orzeczenie o niepełnosprawności.

Czy mogę pracować zdalnie z zagranicy w ramach workation?

Tylko za zgodą pracodawcy — Kodeks pracy wymaga, by miejsce pracy zdalnej było każdorazowo uzgodnione, a przepisy nie przewidują prawa do pracy z dowolnego kraju. Praca z innego państwa uruchamia dodatkowe obowiązki: przy krajach UE i EFTA potrzebne bywa zaświadczenie A1 z ZUS (wniosek US-36), a od 1 lipca 2023 r. działa porozumienie ramowe o transgranicznej telepracy, które w części sytuacji pozwala zostać w polskim systemie ubezpieczeń. Dłuższy pobyt może też zmienić rezydencję podatkową.

Co powinno być zapisane w umowie, żeby praca zdalna nie została mi jednostronnie odebrana?

Miejsce wykonywania pracy zdalnej i jej wymiar wpisane wprost do umowy o pracę przy jej zawieraniu. Warunki uzgodnione w umowie zmienia się porozumieniem stron albo wypowiedzeniem zmieniającym, a nie samym wnioskiem. Jeśli praca zdalna została uzgodniona dopiero w trakcie zatrudnienia, każda ze stron może złożyć wiążący wniosek o powrót do poprzednich warunków, a przywrócenie następuje najpóźniej po 30 dniach od jego otrzymania.

Ile dni w biurze może narzucić firma przy pracy hybrydowej?

Kodeks pracy nie ustala żadnego minimum ani maksimum dni zdalnych — nie zna nawet pojęcia „praca hybrydowa”, bo mieści się ona w definicji pracy zdalnej wykonywanej częściowo poza siedzibą. Liczba dni w biurze wynika z tego, co uzgodniono w umowie, porozumieniu ze związkami zawodowymi, regulaminie pracy zdalnej albo indywidualnym ustaleniu z pracodawcą. Wyjątkiem są wiążące wnioski z art. 67(19) § 6, które pracodawca musi uwzględnić, o ile organizacja lub rodzaj pracy na to pozwalają.