Jakie dokumenty do nowej pracy przynieść pierwszego dnia
Ten tekst jest częścią przewodnika Zmiany w prawie pracy 2026 — co dotyczy osoby szukającej pracy.
Dokumenty do nowej pracy dzielą się na trzy grupy: te, które przynosisz z domu, te, które dostajesz do podpisu na miejscu, i te, których pracodawca nie ma prawa od Ciebie żądać. Każda pozycja niżej ma podstawę prawną i termin. Ten tekst nie jest poradą prawną — w sprawie spornej pytaj Państwową Inspekcję Pracy.
Jakie dokumenty musisz zabrać ze sobą pierwszego dnia w nowej pracy?
Dokumenty do nowej pracy, które bierzesz z domu, to dowód osobisty, świadectwa pracy od poprzednich pracodawców, dyplom lub świadectwo ukończenia szkoły, orzeczenie lekarskie z badań wstępnych oraz numer rachunku płatniczego — cała reszta to formularze wypełniane na miejscu.
- Dowód osobisty — do potwierdzenia tożsamości i wypełnienia kwestionariusza osobowego.
- Świadectwa pracy ze wszystkich poprzednich zatrudnień — od nich zależy wymiar urlopu.
- Dyplom lub świadectwo ukończenia szkoły — też liczy się do stażu urlopowego.
- Orzeczenie lekarskie o braku przeciwwskazań na danym stanowisku.
- Numer rachunku płatniczego — potrzebny dopiero po nawiązaniu stosunku pracy.
- Certyfikaty i uprawnienia, gdy stanowisko ich wymaga: prawo jazdy kategorii C, uprawnienia SEP, książeczka sanepidowska.
Art. 22-1 par. 5 Kodeksu pracy pozwala żądać udokumentowania danych wyłącznie w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia — dyplom pokazujesz więc wtedy, gdy wykształcenie jest istotne dla stanowiska, a nie „do kompletu”.
Oddajesz pracodawcy oryginał świadectwa pracy i dyplomu, czy wystarczą kopie?
Wystarczą kopie — w aktach osobowych pracodawca przechowuje odpisy albo kopie poświadczone za zgodność z przedłożonym dokumentem, a oryginały przedkłada się tylko do wglądu lub do sporządzenia kopii i zabiera z powrotem do domu.
Zasadę tę ustala par. 5 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. 2018 poz. 2369). Kopie trafiają do akt osobowych podzielonych na pięć części od A do E, a dokumentację osób zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r. przechowuje się 10 lat.
Co zrobić, jeśli nie masz jeszcze świadectwa pracy od poprzedniego pracodawcy?
Brak świadectwa pracy nie blokuje zatrudnienia — nową umowę podpiszesz bez niego, a poprzedni pracodawca ma obowiązek wydać dokument w dniu ustania stosunku pracy, a gdy jest to niemożliwe, przesłać go w ciągu 7 dni (art. 97 par. 1 Kodeksu pracy).
Do czasu dostarczenia świadectwa kadry policzą Ci urlop wyłącznie z udokumentowanych okresów, więc opóźnienie kosztuje dni wolnego. Co dokładnie musi znaleźć się w dokumencie i jak zareagować na błąd, rozkłada na czynniki poradnik o tym, co zawiera świadectwo pracy. Daty i stanowiska ze świadectw przenieś od razu do CV w kreatorze, żeby historia zatrudnienia zgadzała się co do miesiąca.
„Dzień dobry, w związku z ustaniem stosunku pracy 31 sierpnia 2026 r. proszę o wydanie świadectwa pracy. Zgodnie z art. 97 par. 1 Kodeksu pracy dokument wydaje się w dniu ustania zatrudnienia, a gdy jest to niemożliwe — przesyła w terminie 7 dni.”
Czy przy zmianie pracy trzeba robić nowe badania lekarskie i kto za nie płaci?
Badania wstępne są w całości na koszt pracodawcy, ale nie musisz ich powtarzać, jeśli zaczynasz pracę w ciągu 30 dni od rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy, przedstawisz aktualne orzeczenie lekarskie, a nowy pracodawca stwierdzi, że warunki opisane w poprzednim skierowaniu odpowiadają warunkom na nowym stanowisku (art. 229 par. 1-1 Kodeksu pracy).
Wyjątek nie działa przy pracach szczególnie niebezpiecznych, a po 31. dniu przerwy badania trzeba wykonać od nowa, nawet przy identycznym stanowisku. Skierowanie wystawia pracodawca, nie Ty, a art. 229 par. 6 Kodeksu pracy przesądza, że badania opłaca firma; przy dojeździe do innej miejscowości należą Ci się koszty przejazdu według zasad podróży służbowych. Bez aktualnego orzeczenia pracodawca nie może dopuścić Cię do pracy (art. 229 par. 1 i par. 4) — także na próbę, której pozostałe reguły omawia poradnik o tym, jak działa umowa na okres próbny.
Czego pracodawca nie może od Ciebie żądać przy zatrudnieniu?
Na etapie rekrutacji pracodawca może żądać imienia i nazwiska, daty urodzenia oraz danych kontaktowych, a wykształcenia, kwalifikacji i przebiegu zatrudnienia tylko wtedy, gdy jest to niezbędne do pracy określonego rodzaju (art. 22-1 par. 1 Kodeksu pracy).
PESEL, adres zamieszkania i numer rachunku płatniczego pracodawca może pozyskać dopiero po nawiązaniu stosunku pracy (art. 22-1 par. 3). Zaświadczenia o niekaralności pracodawca może wymagać tylko wtedy, gdy pozwala na to przepis szczególny. Najszerszy taki obowiązek wprowadziła ustawa o ochronie małoletnich: od 15 lutego 2024 r. przed dopuszczeniem do pracy z małoletnimi trzeba sprawdzić kandydata w Rejestrze Sprawców Przestępstw na Tle Seksualnym, odebrać zaświadczenie z Krajowego Rejestru Karnego i oświadczenie o państwach zamieszkania z ostatnich 20 lat. Za zaświadczenie z KRK płaci kandydat: 20 zł przez e-KRK, 30 zł przy wniosku papierowym.
Od 24 grudnia 2025 r. pracodawca musi podać Ci proponowane wynagrodzenie — kwotę albo przedział — najpóźniej przed rozmową kwalifikacyjną lub przed zawarciem umowy, i nie może pytać o Twoje obecne ani wcześniejsze zarobki. Skutki tej zmiany dla negocjacji opisuje tekst o tym, jak działa jawność wynagrodzeń, a punkt odniesienia dla własnych oczekiwań znajdziesz w poradniku o tym, ile powinieneś zarabiać na swoim stanowisku.
Jakie dokumenty do nowej pracy dostajesz do podpisu na miejscu?
Umowę o pracę albo pisemne potwierdzenie ustaleń co do stron, rodzaju umowy i warunków musisz otrzymać przed dopuszczeniem do pracy — nie w ciągu tygodnia, tylko przed pierwszą godziną zmiany (art. 29 par. 2 Kodeksu pracy).
Brak potwierdzenia to wykroczenie z art. 281 par. 1 pkt 2 Kodeksu pracy, zagrożone grzywną od 1 000 zł do 30 000 zł; inspektor Państwowej Inspekcji Pracy może poprzestać na mandacie do 2 000 zł, a przy powtórce w ciągu dwóch lat — do 5 000 zł. Reszta terminów leży po stronie firmy:
| Dokument | Termin |
|---|---|
| Umowa lub pisemne potwierdzenie warunków | przed dopuszczeniem do pracy |
| Informacja o warunkach zatrudnienia (art. 29 par. 3) | 7 dni od dopuszczenia do pracy |
| Zgłoszenie do ZUS na formularzu ZUS ZUA | 7 dni od powstania obowiązku ubezpieczeń |
| Informacja o instytucji zabezpieczenia społecznego | 30 dni od dopuszczenia do pracy |
Sprawdź stawkę: minimalne wynagrodzenie w 2026 r. to 4 806 zł brutto, a minimalna stawka godzinowa przy zleceniu 31,40 zł brutto — jak czytać widełki wokół tego progu, tłumaczy poradnik o tym, ile znaczy najniższa krajowa.
PIT-2, PPK i numer konta — co wypełniasz w pierwszym tygodniu?
PIT-2 jest dobrowolny i obowiązuje aż do odwołania, deklarację PPK składasz osobno, a numer rachunku podajesz dlatego, że wypłata na konto to zasada domyślna z art. 86 par. 3 Kodeksu pracy (wypłaty do rąk własnych żądasz wnioskiem).
Oświadczenia PIT-2 w wersji (9) nie ponawiasz u tego samego płatnika co styczeń. Kwota zmniejszająca zaliczkę to 300 zł miesięcznie (3 600 zł rocznie przy kwocie wolnej 30 000 zł) i możesz ją rozdzielić maksymalnie między trzech płatników — 1/12, 1/24 albo 1/36 — byle suma w miesiącu nie przekroczyła 300 zł.
W PPK wpłata podstawowa to 2 % wynagrodzenia od Ciebie i 1,5 % od pracodawcy, a rezygnacja nie jest bezterminowa — wygasa przy kolejnym autozapisie, który przypada 1 kwietnia 2027 r. Nową deklarację o rezygnacji złożysz dopiero od 1 marca 2027 r. Autozapis nie obejmie osób, które do 1 kwietnia 2027 r. skończą 70 lat, a osoby po 55. roku życia wejdą do programu wyłącznie na własny wniosek.
Rodzice składają w tym samym pakiecie oświadczenie z art. 188 Kodeksu pracy — przy dziecku do 14 lat pierwszym wnioskiem w roku wybierasz 16 godzin albo 2 dni zwolnienia z zachowaniem wynagrodzenia i dołączasz oświadczenie, że drugi rodzic z tego uprawnienia nie skorzysta. Osobne oświadczenie dotyczy art. 178 par. 2: rodzica dziecka do 8. roku życia nie wolno bez zgody zatrudniać w nadgodzinach, w porze nocnej ani delegować poza stałe miejsce pracy.
„Na podstawie art. 86 par. 3 Kodeksu pracy wnoszę o wypłatę wynagrodzenia za pracę do rąk własnych, począwszy od wynagrodzenia za wrzesień 2026 r.”
Jakimi dokumentami udowodnić staż pracy na 26 dni urlopu?
Staż udowadniasz świadectwami pracy oraz dyplomem lub świadectwem ukończenia szkoły — bez nich dostaniesz 20 dni urlopu zamiast 26, bo próg z art. 154 Kodeksu pracy to 10 lat stażu.
Art. 155 Kodeksu pracy każe doliczyć okres nauki: 8 lat za szkołę wyższą (również licencjat), 6 lat za szkołę policealną, 5 lat za średnią szkołę zawodową, 4 lata za liceum ogólnokształcące i nie więcej niż 3 lata za szkołę branżową. Okresy nauki nie sumują się ze sobą — liczy się jeden, najkorzystniejszy. Przeliczenie wymiaru po zmianie pracodawcy w trakcie roku rozkłada na czynniki poradnik o tym, ile urlopu przysługuje w nowej pracy.
Od 2026 r. dochodzi nowy dokument. Nowelizacja Kodeksu pracy z 2025 r. dodaje art. 302-1 i każe wliczać do stażu m.in. oskładkowane zlecenia, prowadzenie działalności gospodarczej, wykonywanie wolnego zawodu oraz pracę zarobkową za granicą. Jednostki sektora finansów publicznych stosują nowe zasady od 1 stycznia 2026 r., pozostali pracodawcy od 1 maja 2026 r.
Dowodem jest zaświadczenie z ZUS o podleganiu ubezpieczeniom albo o opłaceniu składek, a wniosek złożysz wyłącznie przez eZUS. Na doliczenie starych okresów masz 24 miesiące od wejścia przepisów w życie — szerszy przegląd nowości zbiera artykuł o tym, jakie zmiany w prawie pracy 2026 dotyczą osoby zmieniającej pracodawcę.
Checklista
Częste pytania
Czy oddaje się pracodawcy oryginał świadectwa pracy i dyplomu?
Nie. W aktach osobowych pracodawca przechowuje odpisy albo kopie poświadczone za zgodność z przedłożonym dokumentem, a oryginały przedkłada się wyłącznie do wglądu lub do sporządzenia kopii. Wynika to z par. 5 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej. Oryginał świadectwa pracy i dyplomu zostaje u Ciebie.
Kto płaci za badania wstępne do nowej pracy?
Badania wstępne, okresowe i kontrolne są w całości na koszt pracodawcy — przesądza to art. 229 par. 6 Kodeksu pracy. Pracodawca wystawia też skierowanie, bez którego lekarz medycyny pracy nie przeprowadzi badania. Jeśli musisz dojechać do placówki w innej miejscowości, należą Ci się koszty przejazdu według zasad obowiązujących przy podróżach służbowych.
Czy przy zmianie pracy trzeba powtarzać badania lekarskie?
Nie zawsze. Art. 229 par. 1-1 Kodeksu pracy pozwala pominąć badania wstępne, jeśli zaczynasz pracę w ciągu 30 dni od rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy, przedstawisz aktualne orzeczenie lekarskie, a nowy pracodawca stwierdzi, że warunki opisane w poprzednim skierowaniu odpowiadają warunkom na nowym stanowisku. Wyjątek nie działa przy pracach szczególnie niebezpiecznych, a po 31. dniu badania trzeba wykonać od nowa.
Czy PIT-2 składa się co roku?
Nie. Od 2023 r. oświadczenie PIT-2 obowiązuje aż do odwołania lub zmiany, więc u tego samego płatnika nie ponawia się go każdego stycznia. Kwota zmniejszająca zaliczkę wynosi 300 zł miesięcznie i można ją rozdzielić maksymalnie między trzech płatników: 1/12 to 300 zł u jednego, 1/24 to po 150 zł u dwóch, 1/36 to po 100 zł u trzech. Łącznie w miesiącu nie może przekroczyć 300 zł.
Czy pracodawca może żądać PESEL i numeru konta na etapie rekrutacji?
Nie. Art. 22-1 par. 1 Kodeksu pracy pozwala żądać od kandydata imienia i nazwiska, daty urodzenia oraz danych kontaktowych, a wykształcenia, kwalifikacji i przebiegu zatrudnienia tylko wtedy, gdy jest to niezbędne do pracy określonego rodzaju. PESEL, adres zamieszkania i numer rachunku płatniczego pracodawca może pobrać dopiero po nawiązaniu stosunku pracy, na podstawie art. 22-1 par. 3 Kodeksu pracy.
Jak udokumentować staż pracy do 26 dni urlopu?
Podstawą są świadectwa pracy od poprzednich pracodawców oraz dyplom albo świadectwo ukończenia szkoły. Art. 155 Kodeksu pracy każe doliczyć do stażu okres nauki: 8 lat za szkołę wyższą, w tym licencjat, 6 lat za szkołę policealną, 5 lat za średnią szkołę zawodową, 4 lata za liceum ogólnokształcące i do 3 lat za szkołę branżową. Okresy nauki nie sumują się ze sobą — liczy się jeden, najkorzystniejszy.