Referencje po angielsku w CV — referees, wzór prośby i zasady

Ten tekst jest częścią przewodnika CV po angielsku — wzór, struktura i różnice względem polskiego CV.

Referencje po angielsku działają inaczej niż polski list referencyjny z pieczątką: rzadko trafiają do samego CV, a niemal zawsze przekazuje się je osobno — jako listę osób do kontaktu, najczęściej dopiero po warunkowej ofercie pracy. Poniżej znajdziesz konkretny układ wpisu referee, gotowy szablon maila z prośbą do byłego przełożonego i odpowiedź na pytanie, dlaczego świadectwo pracy nie zastąpi reference letter.

Czy w CV po angielsku trzeba umieszczać sekcję References?

Nie — sekcja References nie jest obowiązkową częścią brytyjskiego ani amerykańskiego CV i w większości aplikacji w ogóle się jej nie umieszcza. Dane referees podaje się w formularzu aplikacyjnym albo w osobnym dokumencie na żądanie pracodawcy.

Referee to osoba, która udziela o Tobie opinii; reference to sama opinia lub dokument, który ta osoba przekazuje. Brytyjskie CV używa nagłówka „References” albo „Referees”, a w USA „letter of recommendation” funkcjonuje głównie w świecie akademickim — rekrutacja korporacyjna opiera się na telefonicznym reference checku.

Miejsce zwolnione po sekcji References przeznacz na dodatkowy punkt w doświadczeniu — to na jego podstawie rekruter zdecyduje, czy w ogóle dojdzie do reference checku. Standardową kolejność sekcji i angielskie nazwy nagłówków opisuje poradnik o strukturze CV po angielsku.

Czy pisać „references available upon request”, czy to już przestarzałe?

Ta formuła jest dziś traktowana jak wypełniacz: nie wnosi żadnej informacji, bo każdy kandydat na żądanie poda referees, a na dwustronicowym CV zjada linijkę, którą można wykorzystać lepiej. Rekruter i tak poprosi o kontakty, kiedy dojdzie do etapu weryfikacji.

Zdanie ma sens tylko w dwóch sytuacjach: gdy formularz aplikacyjny ma osobne pole na taką deklarację oraz w tradycyjnych formatach akademickich, gdzie CV bywa kilkustronicowe i miejsce nie jest problemem.

Ilu referees podać i kto się do tego nadaje

Standard brytyjski i irlandzki to dwóch referees, przy czym jeden z nich powinien być obecnym lub ostatnim pracodawcą. Drugim może być kierownik projektu, klient, z którym pracowałeś bezpośrednio, promotor pracy dyplomowej albo koordynator wolontariatu.

Kogo nie wskazywać: członków rodziny, kolegów z tego samego szczebla bez roli nadzorczej i osób, które znają Cię wyłącznie towarzysko. Nie wskazuj też nikogo, kto nie potwierdzi konkretów — rekruter pyta o zakres obowiązków, daty i sposób pracy, nie o ogólne wrażenia.

Zanim wpiszesz czyjekolwiek nazwisko, poproś tę osobę o zgodę. Podanie w CV nazwiska, telefonu i adresu e-mail byłego przełożonego to udostępnienie danych osobowych osoby trzeciej, więc RODO wymaga jej wcześniejszej zgody i ustalenia, czy kontakt ma iść na adres firmowy, czy prywatny. Uprzedzaj referees przed każdą kolejną aplikacją, a nie raz na zawsze.

Jak sformatować wpis referee — gotowy układ

Jeden wpis to sześć elementów w stałej kolejności: imię i nazwisko z tytułem, stanowisko z okresu współpracy, nazwa firmy, relacja jednym zwrotem, służbowy e-mail i telefon z numerem kierunkowym kraju. Adresu pocztowego się nie podaje.

Praktyczne rozwiązanie to osobny, jednostronicowy dokument „Reference List” z tym samym nagłówkiem, czcionką i danymi kontaktowymi co CV, wysyłany jako drugi załącznik dopiero na żądanie. Nagłówek skopiuj z pliku CV — jeśli składasz je w kreatorze ŁatweCV, przenieś do listy ten sam blok danych kontaktowych, żeby oba załączniki wyglądały jak jeden komplet.

Jak poprosić byłego szefa o referencje po angielsku — szablon maila

Skuteczna prośba mieści się w pięciu zdaniach i zawiera cztery informacje: kim byłeś w zespole, o jakie stanowisko się starasz, o co zapyta rekruter i do kiedy potrzebujesz odpowiedzi. Dołącz aktualne CV oraz link do ogłoszenia, żeby referee nie odtwarzał niczego z pamięci.

Jeśli chcesz pisemnego listu, a nie tylko zgody na kontakt, dopisz jedno zdanie: „If you have time, a short written reference (half a page) would also help me a great deal.”.

Co zrobić, gdy Twój przełożony w Polsce nie mówi po angielsku

Nie ma żadnego wymogu, by referee pochodził z brytyjskiej firmy lub mieszkał za granicą — polski przełożony jest pełnoprawnym referee. Barierę językową rozwiązuje się jedną z trzech dróg.

• Przygotuj roboczą wersję listu po angielsku i poproś szefa wyłącznie o sprawdzenie faktów oraz podpis pod treścią, na którą się zgadza.
• Poproś o list po polsku i dołącz tłumaczenie przysięgłe, opisując w Reference List, że oryginał jest w języku polskim.
• Wskaż jako drugiego referee osobę z tej samej firmy, która zna angielski — kierownika projektu, kontrolera jakości albo klienta z rynku zagranicznego.

W liście referees dopisz wtedy krótkie zdanie: „Prefers written contact in Polish; replies in English via company translator”. Ta sama logika działa w drugą stronę u kandydatów, którzy przygotowują CV po polsku jako obcokrajowcy albo składają CV dla obywatela Ukrainy na polskim rynku — referee zostaje ten sam, zmienia się tylko język kontaktu.

Czy polski pracodawca ma obowiązek wystawić referencje i czy świadectwo pracy wystarczy

Polskie prawo nie nakłada na pracodawcę obowiązku wystawienia referencji ani listu referencyjnego — to dokument w pełni dobrowolny. Zwracaj się więc do byłego szefa jak o przysługę, a nie jak z roszczeniem: obowiązkowe jest wyłącznie świadectwo pracy z art. 97 Kodeksu pracy.

Świadectwo pracy nie zastępuje reference letter i nie ma sensu tłumaczyć go zamiast opinii: art. 97 § 2 Kodeksu pracy ogranicza jego treść do faktów, a ocen o pracowniku — nawet pozytywnych — wpisać tam nie wolno. Co dokładnie zawiera ten dokument, opisuje poradnik o tym, co zawiera świadectwo pracy, a polską praktykę proszenia o opinię — tekst o referencjach do pracy. Ten artykuł nie jest poradą prawną.

Brytyjski pracodawca również nie ma ogólnego obowiązku wystawienia referencji, co wynika z wytycznych ACAS. Wyjątkiem są zapis w umowie lub staff handbooku oraz sektory regulowane: firmy objęte reżimem SM&CR muszą na podstawie SYSC 22 z FCA Handbook przekazać informacje o „fitness and propriety” pracownika z ostatnich 6 lat, odpowiedzieć w ciągu 6 tygodni od wniosku i przez 6 lat aktualizować już wystawioną referencję, gdy wyjdą nowe fakty.

Na jakim etapie rekrutacji sprawdza się referencje i czy zobaczysz, co napisano

W większości rekrutacji w UK i USA referencje sprawdza się po rozmowach, przy ofercie warunkowej opisanej formułą „offer subject to satisfactory references”, a nie na starcie. Wyjątki są ustawowe: brytyjska oświata działa według Keeping Children Safe in Education, gdzie minimum dwie referencje trzeba pozyskać jeszcze przed rozmową, a opieka zdrowotna i społeczna podlega Regulation 19 i Schedule 3 Care Quality Commission, które wymagają dowodu „satisfactory conduct” przed dopuszczeniem do pracy.

Amerykański rynek ma własny zwyczaj: wielu dużych pracodawców ogranicza się do employment verification, czyli potwierdzenia dat zatrudnienia i stanowiska, i zleca to serwisowi The Work Number prowadzonemu przez Equifax Workforce Solutions. Nie licz więc, że opinia byłego szefa z USA będzie rozbudowana.

Treści referencji zwykle nie zobaczysz. Data Protection Act 2018 wyłącza poufną referencję wystawioną na potrzeby zatrudnienia, szkolenia, wolontariatu lub edukacji z prawa dostępu do danych — i u wystawiającego, i u odbiorcy. Referencja musi być natomiast prawdziwa, rzetelna i niewprowadzająca w błąd, co ugruntowały wyroki Spring v Guardian Assurance plc z 1994 roku i Bartholomew v London Borough of Hackney z 1999 roku.

Rekomendacje na LinkedIn nie zastępują tego procesu, bo ich autora nikt nie weryfikuje, a treść kontroluje osoba polecana. Traktuj je jako materiał uzupełniający — rekruter i tak poprosi o służbowy e-mail oraz numer telefonu referee i zadzwoni pod niego sam. Jeśli wracasz z kontraktu za granicą i chcesz wykorzystać tamtejsze opinie na polskim rynku, ich rolę wyjaśnia poradnik o CV po powrocie z zagranicy.

Checklista

Częste pytania

Czy w CV po angielsku trzeba umieszczać sekcję References?

Nie. W brytyjskiej i amerykańskiej praktyce dane referees podaje się w formularzu aplikacyjnym albo na osobnej liście przekazywanej po warunkowej ofercie pracy. Sekcja w samym CV zjada miejsce na doświadczenie, a rekruter i tak poprosi o kontakty osobno, w standardowym formacie.

Ilu referees podać w brytyjskiej rekrutacji?

Standardem jest dwóch, przy czym jeden powinien być obecnym lub ostatnim pracodawcą. W sektorach regulowanych bywa więcej: w brytyjskiej oświacie wytyczne Keeping Children Safe in Education wymagają co najmniej dwóch referencji pozyskanych jeszcze przed rozmową, w tym jednej od obecnego pracodawcy.

Czy polski pracodawca ma obowiązek wystawić mi referencje po angielsku?

Nie. Polskie prawo nie nakłada obowiązku wystawienia referencji ani listu referencyjnego w żadnym języku — to dokument dobrowolny. Obowiązkowe jest wyłącznie świadectwo pracy z art. 97 Kodeksu pracy, które z definicji zawiera fakty, a nie opinię o pracowniku.

Czy mogę zobaczyć, co napisał o mnie brytyjski pracodawca?

Zwykle nie. Data Protection Act 2018 wyłącza poufną referencję wystawioną na potrzeby zatrudnienia, szkolenia lub edukacji z prawa dostępu do danych — zarówno u tego, kto ją napisał, jak i u tego, kto ją otrzymał. Kandydat co do zasady nie może zażądać jej kopii.

Czy rekomendacje na LinkedIn liczą się jako referencje?

Nie zastępują formalnego reference checku. Zagraniczny rekruter traktuje je jako materiał marketingowy, bo ich autora nikt nie weryfikuje, a treść kontroluje osoba polecana. Mogą wzmocnić profil, ale i tak trzeba podać referees z e-mailem służbowym i numerem telefonu.