Klauzula RODO w CV — aktualna treść i gdzie ją wpisać

Klauzula RODO w CV to jedno zdanie zgody na przetwarzanie danych, od którego zależy, jak długo pracodawca może trzymać Twoje dokumenty i czy wróci do nich przy kolejnym naborze. Poniżej znajdziesz gotowe treści do skopiowania — osobno na bieżącą rekrutację, osobno na przyszłe — właściwe miejsce w dokumencie i listę zwrotów, które trafiły do sieci lata temu i wciąż krążą po wzorach. Ten artykuł nie jest poradą prawną; w nietypowej sytuacji sprawdź brzmienie zgody u źródła, na uodo.gov.pl.

Czy klauzula RODO w CV jest obowiązkowa

Nie zawsze — do udziału w ogłoszonej rekrutacji klauzula RODO w CV zwykle nie jest obowiązkowa, bo pracodawca przetwarza podstawowe dane kandydata na podstawie przepisu prawa, a nie zgody. Art. 22¹ Kodeksu pracy wymienia dane, których pracodawca może żądać od kandydata: imię i nazwisko, datę urodzenia, wskazane przez Ciebie dane kontaktowe oraz — gdy jest to niezbędne do pracy na danym stanowisku — wykształcenie, kwalifikacje zawodowe i przebieg dotychczasowego zatrudnienia. Tego katalogu zgoda nie dotyczy — dopisanie klauzuli niczego w nim nie zmienia.

Zgoda staje się potrzebna w trzech sytuacjach. Po pierwsze, gdy w dokumencie podajesz dane spoza tego katalogu — zdjęcie, zainteresowania, stan cywilny, numer PESEL. Po drugie, gdy wysyłasz aplikację spontaniczną i żaden nabór akurat się nie toczy. Po trzecie, gdy chcesz, żeby firma zatrzymała Twoje CV na kolejne rekrutacje. To, czego pracodawca w ogóle nie może od Ciebie wymagać, opisuje osobny tekst o RODO w rekrutacji, a granice tego, co sam warto podać, znajdziesz w poradniku o danych osobowych w CV.

Aktualna treść klauzuli RODO na bieżącą rekrutację

Aktualna klauzula RODO na bieżącą rekrutację to jedno zdanie, które wskazuje trzy rzeczy: kto przetwarza dane, jakie dane (zawarte w dokumentach aplikacyjnych) i w jakim celu (obecne postępowanie rekrutacyjne). Wpisz pełną nazwę firmy z ogłoszenia — „wyrażam zgodę na przetwarzanie danych” bez wskazania administratora to zgoda, która nikogo nie wiąże.

Nazwę stanowiska możesz pominąć, jeśli aplikujesz przez portal, który sam dopina ofertę do zgłoszenia. Nie pomijaj za to słowa „obecnego” — bez niego cel przetwarzania jest nieokreślony i firma i tak poprosi Cię o doprecyzowanie albo zawęzi zgodę po swojemu.

Zgoda na przyszłe rekrutacje — kiedy ją dodać i na jaki okres

Zgodę na przyszłe rekrutacje dopisujesz jako osobne, drugie zdanie i sam wskazujesz w nim okres przechowywania dokumentów — najczęściej 6, 12 albo 24 miesiące. Nie sklejaj go z pierwszym, bo zgody na różne cele powinny dać się wycofać niezależnie — po zamknięciu jednego naboru możesz chcieć zostać w bazie, a nie odwrotnie.

Jeśli okresu nie wpiszesz, pracodawca ustali go w swojej polityce i możesz zostać w bazie dłużej, niż zakładasz. Jeżeli zmieniasz zawód i rozsyłasz aplikacje do firm, które nie prowadzą aktualnie naboru, ta zgoda jest praktycznie jedyną podstawą, by ktokolwiek zachował Twoje dokumenty — więcej o prowadzeniu takiej kampanii znajdziesz w tekście o przebranżowieniu. Tak samo działa to u uczniów i studentów, którzy szukają miejsca na praktyki: do zgłoszenia trafia CV i dokument, którego układ pokazuje wzór listu motywacyjnego na praktyki, a zgoda na przyszłe nabory zostawia firmie podstawę, by odezwać się przed kolejnym semestrem.

Gdzie wpisać klauzulę RODO w CV i jak ją sformatować

Klauzulę RODO wpisz na samym dole CV, pod ostatnią sekcją, jako zwykły akapit tekstu w rozmiarze 8–9 punktów. Zostaw normalny odstęp nad nią — klauzula ma być czytelna, ale nie może zabierać przestrzeni sekcjom, które decydują o zaproszeniu na rozmowę.

Powód jest techniczny: systemy ATS spotykane w polskich rekrutacjach — eRecruiter, SmartRecruiters, Workday — przy parsowaniu pliku często pomijają obszary nagłówka i stopki, a obrazek jest dla nich pustym miejscem. Jeśli w CV zabrakło miejsca, klauzulę możesz wpisać w treści wiadomości — zasady dobrze skonstruowanej wiadomości z CV do pracodawcy obejmują też to zdanie. W liście motywacyjnym nie musisz jej powtarzać, bo dotyczy całości zgłoszenia; jak zbudować ten dokument, tłumaczy poradnik o tym, jak napisać list motywacyjny, a gotowe układy znajdziesz we wzorach listu motywacyjnego. W kreatorze ŁatweCV klauzula jest polem, które podmieniasz razem z nazwą firmy przy każdej aplikacji.

Klauzula RODO po angielsku — wersja do CV wysyłanego za granicę

Klauzula powinna być w tym samym języku co reszta dokumentu, więc w CV wysyłanym za granicę albo do międzynarodowej firmy polskie zdanie wygląda jak przypadkowy wtręt. Wersji angielskiej nie tworzy się przez tłumaczenie polskiego zdania słowo w słowo — odwołuje się ona nie do polskiej ustawy, lecz do rozporządzenia unijnego znanego jako GDPR. Gotowe brzmienie na bieżącą i na przyszłe nabory znajdziesz w tekście o tym, jak wygląda klauzula RODO po angielsku, a resztę różnic między dokumentami opisuje poradnik o CV po angielsku.

Co się dzieje, gdy w CV nie ma klauzuli RODO

W trwającej rekrutacji Twoja aplikacja najczęściej i tak zostanie rozpatrzona, bo dane z katalogu kodeksowego pracodawca przetwarza bez zgody. Realne konsekwencje są trzy i wszystkie działają na Twoją niekorzyść.

• Dane spoza katalogu — zdjęcie, zainteresowania, dane rodziny — mogą zostać zanonimizowane albo usunięte przed przekazaniem CV menedżerowi.
• Po zamknięciu naboru dokumenty trafiają do usunięcia, więc nikt nie odezwie się do Ciebie z inną ofertą za trzy miesiące.
• Część firm odsyła prośbę o uzupełnienie zgody, co wydłuża proces o kilka dni, a przy aplikacji spontanicznej kończy się zwykle brakiem odpowiedzi.

Nieaktualne wzory klauzuli, które wciąż krążą po sieci

Najczęstszy błąd to zdanie odwołujące się do ustawy z 29 sierpnia 1997 roku o ochronie danych osobowych. Ten akt został zastąpiony ustawą z 10 maja 2018 roku, a od 2018 roku podstawą jest przede wszystkim RODO — powoływanie się na uchylony przepis pokazuje rekruterowi, że dokument jest kopiowany bez czytania. Drugi klasyk to formuła „dla potrzeb niezbędnych do realizacji procesu rekrutacji” bez nazwy administratora i bez określenia, o którą rekrutację chodzi.

Trzeci problem jest merytoryczny: zgoda musi być dobrowolna, konkretna i świadoma, więc jedno zdanie „na wszystko, teraz i w przyszłości” nie spełnia tego warunku. Rozdziel je na dwa, jak w powyższych wzorach. Nieaktualna klauzula to zresztą ten sam typ potknięcia co przestarzałe zwroty grzecznościowe w korespondencji — zestawienie takich formalnych wpadek znajdziesz w tekście o błędach w liście motywacyjnym.

Jak wycofać zgodę i poprosić o usunięcie danych

Zgodę możesz wycofać w dowolnym momencie, bez uzasadnienia — daje Ci to art. 7 ust. 3 RODO. Wycofanie działa na przyszłość i nie podważa legalności przetwarzania, które odbyło się wcześniej.

Wyślij go na adres kontaktowy z ogłoszenia lub do inspektora ochrony danych, jeśli firma go wyznaczyła i podała w klauzuli informacyjnej. Odpowiedź powinna przyjść bez zbędnej zwłoki. Jeżeli po wycofaniu zgody wciąż dostajesz zaproszenia z tej samej bazy, masz prawo złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.