Klauzula RODO w CV — aktualna treść i gdzie ją wpisać
Ten tekst jest częścią przewodnika Jak napisać list motywacyjny, który ktoś naprawdę przeczyta.
Klauzula RODO w CV to jedno zdanie zgody na przetwarzanie danych, od którego zależy, jak długo pracodawca może trzymać Twoje dokumenty i czy wróci do nich przy kolejnym naborze. Poniżej znajdziesz gotowe treści do skopiowania — osobno na bieżącą rekrutację, osobno na przyszłe — wersję angielską, właściwe miejsce w dokumencie i listę zwrotów, które trafiły do sieci lata temu i wciąż krążą po wzorach. Ten artykuł nie jest poradą prawną; w nietypowej sytuacji sprawdź brzmienie zgody u źródła, na uodo.gov.pl.
Czy klauzula RODO w CV jest obowiązkowa
Nie zawsze — do udziału w ogłoszonej rekrutacji klauzula RODO w CV zwykle nie jest obowiązkowa, bo pracodawca przetwarza podstawowe dane kandydata na podstawie przepisu prawa, a nie zgody. Art. 22¹ Kodeksu pracy wymienia dane, których pracodawca może żądać od kandydata: imię i nazwisko, datę urodzenia, wskazane przez Ciebie dane kontaktowe oraz — gdy jest to niezbędne do pracy na danym stanowisku — wykształcenie, kwalifikacje zawodowe i przebieg dotychczasowego zatrudnienia. Tego katalogu zgoda nie dotyczy — dopisanie klauzuli niczego w nim nie zmienia.
Zgoda staje się potrzebna w trzech sytuacjach. Po pierwsze, gdy w dokumencie podajesz dane spoza tego katalogu — zdjęcie, zainteresowania, stan cywilny, numer PESEL. Po drugie, gdy wysyłasz aplikację spontaniczną i żaden nabór akurat się nie toczy. Po trzecie, gdy chcesz, żeby firma zatrzymała Twoje CV na kolejne rekrutacje. To, czego pracodawca w ogóle nie może od Ciebie wymagać, opisuje osobny tekst o RODO w rekrutacji, a granice tego, co sam warto podać, znajdziesz w poradniku o danych osobowych w CV.
Aktualna treść klauzuli RODO na bieżącą rekrutację
Aktualna klauzula RODO na bieżącą rekrutację to jedno zdanie, które wskazuje trzy rzeczy: kto przetwarza dane, jakie dane (zawarte w dokumentach aplikacyjnych) i w jakim celu (obecne postępowanie rekrutacyjne). Wpisz pełną nazwę firmy z ogłoszenia — „wyrażam zgodę na przetwarzanie danych” bez wskazania administratora to zgoda, która nikogo nie wiąże.
„Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych zawartych w dokumentach aplikacyjnych przez [pełna nazwa firmy] z siedzibą w [miasto] w celu przeprowadzenia obecnego postępowania rekrutacyjnego na stanowisko [nazwa stanowiska].”
Nazwę stanowiska możesz pominąć, jeśli aplikujesz przez portal, który sam dopina ofertę do zgłoszenia. Nie pomijaj za to słowa „obecnego” — bez niego cel przetwarzania jest nieokreślony i firma i tak poprosi Cię o doprecyzowanie albo zawęzi zgodę po swojemu.
Zgoda na przyszłe rekrutacje — kiedy ją dodać i na jaki okres
Zgodę na przyszłe rekrutacje dopisujesz jako osobne, drugie zdanie i sam wskazujesz w nim okres przechowywania dokumentów — najczęściej 6, 12 albo 24 miesiące. Nie sklejaj go z pierwszym, bo zgody na różne cele powinny dać się wycofać niezależnie — po zamknięciu jednego naboru możesz chcieć zostać w bazie, a nie odwrotnie.
„Wyrażam również zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych zawartych w dokumentach aplikacyjnych przez [pełna nazwa firmy] w celu przeprowadzenia przyszłych postępowań rekrutacyjnych, przez okres 12 miesięcy od dnia przesłania aplikacji.”
Jeśli okresu nie wpiszesz, pracodawca ustali go w swojej polityce i możesz zostać w bazie dłużej, niż zakładasz. Jeżeli zmieniasz zawód i rozsyłasz aplikacje do firm, które nie prowadzą aktualnie naboru, ta zgoda jest praktycznie jedyną podstawą, by ktokolwiek zachował Twoje dokumenty — więcej o prowadzeniu takiej kampanii znajdziesz w tekście o przebranżowieniu. Tak samo działa to u uczniów i studentów, którzy szukają miejsca na praktyki: do zgłoszenia trafia CV i dokument, którego układ pokazuje wzór listu motywacyjnego na praktyki, a zgoda na przyszłe nabory zostawia firmie podstawę, by odezwać się przed kolejnym semestrem.
Gdzie wpisać klauzulę RODO w CV i jak ją sformatować
Klauzulę RODO wpisz na samym dole CV, pod ostatnią sekcją, jako zwykły akapit tekstu w rozmiarze 8–9 punktów. Zostaw normalny odstęp nad nią — klauzula ma być czytelna, ale nie może zabierać przestrzeni sekcjom, które decydują o zaproszeniu na rozmowę.
Powód jest techniczny: systemy ATS spotykane w polskich rekrutacjach — eRecruiter, SmartRecruiters, Workday — przy parsowaniu pliku często pomijają obszary nagłówka i stopki, a obrazek jest dla nich pustym miejscem. Jeśli w CV zabrakło miejsca, klauzulę możesz wpisać w treści wiadomości — zasady dobrze skonstruowanej wiadomości z CV do pracodawcy obejmują też to zdanie. W liście motywacyjnym nie musisz jej powtarzać, bo dotyczy całości zgłoszenia; jak zbudować ten dokument, tłumaczy poradnik o tym, jak napisać list motywacyjny, a gotowe układy znajdziesz we wzorach listu motywacyjnego. W kreatorze ŁatweCV klauzula jest polem, które podmieniasz razem z nazwą firmy przy każdej aplikacji.
Klauzula RODO po angielsku — wersja do CV wysyłanego za granicę
Klauzula RODO po angielsku odwołuje się nie do polskiej ustawy, lecz do rozporządzenia unijnego, które w wersji angielskiej funkcjonuje jako GDPR — Regulation (EU) 2016/679. Nie tłumacz polskiego zdania słowo w słowo.
„I hereby give consent for my personal data included in my application to be processed by [company name] for the purposes of the current recruitment process, in accordance with Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council of 27 April 2016 (GDPR).”
Zgodę na kolejne nabory dopisz jako drugie zdanie: „I also consent to my data being processed for the purposes of future recruitment processes conducted by [company name] for a period of 12 months”. Poza Unią Europejską ta formuła zwykle nie jest wymagana i można ją pominąć — reszta różnic między dokumentami opisana jest w poradniku o CV po angielsku.
Co się dzieje, gdy w CV nie ma klauzuli RODO
W trwającej rekrutacji Twoja aplikacja najczęściej i tak zostanie rozpatrzona, bo dane z katalogu kodeksowego pracodawca przetwarza bez zgody. Realne konsekwencje są trzy i wszystkie działają na Twoją niekorzyść.
- Dane spoza katalogu — zdjęcie, zainteresowania, dane rodziny — mogą zostać zanonimizowane albo usunięte przed przekazaniem CV menedżerowi.
- Po zamknięciu naboru dokumenty trafiają do usunięcia, więc nikt nie odezwie się do Ciebie z inną ofertą za trzy miesiące.
- Część firm odsyła prośbę o uzupełnienie zgody, co wydłuża proces o kilka dni, a przy aplikacji spontanicznej kończy się zwykle brakiem odpowiedzi.
Nieaktualne wzory klauzuli, które wciąż krążą po sieci
Najczęstszy błąd to zdanie odwołujące się do ustawy z 29 sierpnia 1997 roku o ochronie danych osobowych. Ten akt został zastąpiony ustawą z 10 maja 2018 roku, a od 2018 roku podstawą jest przede wszystkim RODO — powoływanie się na uchylony przepis pokazuje rekruterowi, że dokument jest kopiowany bez czytania. Drugi klasyk to formuła „dla potrzeb niezbędnych do realizacji procesu rekrutacji” bez nazwy administratora i bez określenia, o którą rekrutację chodzi.
Trzeci problem jest merytoryczny: zgoda musi być dobrowolna, konkretna i świadoma, więc jedno zdanie „na wszystko, teraz i w przyszłości” nie spełnia tego warunku. Rozdziel je na dwa, jak w powyższych wzorach. Nieaktualna klauzula to zresztą ten sam typ potknięcia co przestarzałe zwroty grzecznościowe w korespondencji — zestawienie takich formalnych wpadek znajdziesz w tekście o błędach w liście motywacyjnym.
Jak wycofać zgodę i poprosić o usunięcie danych
Zgodę możesz wycofać w dowolnym momencie, bez uzasadnienia — daje Ci to art. 7 ust. 3 RODO. Wycofanie działa na przyszłość i nie podważa legalności przetwarzania, które odbyło się wcześniej.
„Dzień dobry, wycofuję zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych udzieloną w dokumentach aplikacyjnych przesłanych [data] na stanowisko [nazwa]. Proszę o usunięcie moich danych z bazy kandydatów i potwierdzenie wykonania tej operacji.”
Wyślij go na adres kontaktowy z ogłoszenia lub do inspektora ochrony danych, jeśli firma go wyznaczyła i podała w klauzuli informacyjnej. Odpowiedź powinna przyjść bez zbędnej zwłoki. Jeżeli po wycofaniu zgody wciąż dostajesz zaproszenia z tej samej bazy, masz prawo złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Checklista
Częste pytania
Czy klauzula RODO w CV jest obowiązkowa w 2026 roku?
Do udziału w konkretnej, ogłoszonej rekrutacji zgoda zwykle nie jest formalnie wymagana, bo dane wymienione w art. 22 z indeksem 1 Kodeksu pracy pracodawca przetwarza na podstawie przepisu prawa. Klauzula jest potrzebna, gdy podajesz dane spoza tego katalogu, wysyłasz aplikację spontaniczną albo chcesz, żeby firma zachowała CV na przyszłe nabory.
Jaka jest aktualna treść klauzuli RODO do CV?
Wystarczy jedno zdanie: „Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych zawartych w dokumentach aplikacyjnych przez [nazwa firmy] w celu przeprowadzenia obecnego postępowania rekrutacyjnego”. Nie dopisuj do niej odwołania do ustawy o ochronie danych osobowych z 1997 roku, bo ta została zastąpiona ustawą z 10 maja 2018 roku.
Gdzie umieścić klauzulę RODO w CV?
Na samym końcu dokumentu, pod ostatnią sekcją, jako zwykły akapit tekstu zmniejszony do 8–9 punktów. Nie wstawiaj jej w stopce edytora ani jako obrazka, bo systemy ATS często pomijają te obszary przy parsowaniu pliku.
Co się stanie, jeśli nie dodam klauzuli RODO do CV?
W trwającej rekrutacji pracodawca najczęściej i tak rozpatrzy aplikację, ale dane wykraczające poza katalog z Kodeksu pracy może usunąć, a całe CV skasować zaraz po zamknięciu naboru. Bez zgody na przyszłe rekrutacje firma nie wróci do Ciebie z inną ofertą za kilka miesięcy.
Jak wycofać zgodę na przetwarzanie danych w rekrutacji?
Zgodę możesz wycofać w każdej chwili, bez podawania powodu — wynika to z art. 7 ust. 3 RODO. Wyślij mail na adres kontaktowy firmy lub do inspektora ochrony danych z informacją, że wycofujesz zgodę i prosisz o usunięcie dokumentów aplikacyjnych. Wycofanie nie podważa legalności przetwarzania, które odbyło się wcześniej.