Tytuł maila z CV — jak sformułować temat wiadomości

Ten tekst jest częścią przewodnika Jak napisać list motywacyjny, który ktoś naprawdę przeczyta.

Temat to jedyne pole aplikacji, które rekruter widzi, zanim cokolwiek otworzy, i jedyne, po którym potem szuka Twojego zgłoszenia w skrzynce pełnej innych. Dobry tytuł maila z CV nie jest kreatywny, tylko przewidywalny: nazwa stanowiska dokładnie taka jak w ogłoszeniu, numer referencyjny, jeśli pracodawca go podał, oraz Twoje imię i nazwisko. Ten poradnik dotyczy wyłącznie tego jednego wiersza: budżetu znaków policzonego na przykładach, wzorów na pięć sytuacji i danych, których w temacie być nie może.

Co wpisać w tytuł maila z CV — schemat, który działa zawsze

Tytuł maila z CV to jednowierszowe pole tematu wiadomości, w którym umieszczasz trzy elementy w stałej kolejności: nazwę stanowiska z ogłoszenia, numer referencyjny oferty i swoje imię i nazwisko. Nazwa stanowiska idzie na początek, bo to ona decyduje, do której rekrutacji trafi zgłoszenie. Nazwisko na końcu jest kotwicą do wyszukiwania konkretnej osoby.

Ten temat ma 60 znaków, więc przekracza orientacyjne 50 — i tak ma być. Numer referencyjny jest wart tych dodatkowych znaków, bo nazwa stanowiska kończy się już na 26. znaku, czyli w części widocznej na telefonie.

Nazwę stanowiska przepisz znak w znak z oferty, bez skracania i bez zamiany na synonim. Rekruter prowadzący kilka procesów z jednej skrzynki realnie korzysta z wyszukiwania po polu tematu — w Gmailu robi to operator subject: oraz filtry, które można ustawić właśnie na to pole i automatycznie nadawać etykiety. Jeśli w ofercie jest „Specjalista ds. marketingu”, a Ty napiszesz „Marketingowiec”, wyszukiwanie po nazwie stanowiska Twojej wiadomości nie znajdzie.

To samo dotyczy numeru referencyjnego. Jest to opcjonalne pole ogłoszenia, więc nie każda oferta je ma, ale kiedy jest — działa jak identyfikator rekrutacji, po którym najłatwiej odnaleźć zgłoszenie.

Nad tym schematem stoi jedna reguła nadrzędna: jeśli ogłoszenie zawiera zdanie „w tytule wiadomości prosimy wpisać…”, wpisujesz dokładnie to, czego żąda pracodawca. Instrukcja z oferty bije każdy uniwersalny wzór, a jej zignorowanie jest pierwszym sygnałem, że kandydat nie doczytał ogłoszenia do końca.

Ile znaków powinien mieć temat maila z CV, żeby nie uciął go telefon?

Celuj w około 50 znaków całości i umieść najważniejszą informację w pierwszych 40 — mniej więcej tyle widać w podglądzie tematu w aplikacjach mobilnych. Gmail na komputerze pokazuje orientacyjnie 60–70 znaków, mobilne aplikacje Gmaila i Outlooka około 35–40, Apple Mail na iPhonie podobnie, a Yahoo Mail na telefonie jeszcze mniej. To wartości przybliżone: obcięcie zależy od szerokości okna w pikselach, kroju i wielkości czcionki oraz ustawień użytkownika, a nie od sztywnej liczby znaków.

Dopisanie na początku słowa „Aplikacja:” kosztuje jedenaście znaków i wypycha nazwisko poza widoczną część pola na telefonie.

Techniczny limit jest zupełnie gdzie indziej i nie ma nic wspólnego z tym, ile rekruter zobaczy. Standard RFC 5322 opisujący format wiadomości mówi, że linia nagłówka może mieć maksymalnie 998 znaków i powinna mieścić się w 78. Żaden sensowny temat aplikacji nawet nie zbliża się do tej granicy — Twoim ograniczeniem jest szerokość listy wiadomości, nie specyfikacja protokołu.

Co wpisać w temacie, gdy w ogłoszeniu nie ma numeru referencyjnego?

Gdy oferta nie podaje numeru referencyjnego, temat skraca się do dwóch elementów: nazwy stanowiska i Twojego imienia i nazwiska. To wystarcza, żeby rekruter przypisał zgłoszenie do właściwego procesu, a Ty zyskujesz kilkanaście znaków zapasu w widocznej części pola.

Jeśli w firmie może się toczyć kilka naborów na podobne role, dopisz jedno słowo doprecyzowujące lokalizację lub dział, na przykład „Księgowa (Kraków) – Anna Nowak”. Nazwy firmy w temacie nie umieszczaj: adresat i tak wie, gdzie pracuje, a nazwa zabiera znaki z tych widocznych czterdziestu. Co ma się znaleźć w samej treści wiadomości pod tematem, opisuje osobny poradnik o tym, co napisać w mailu z CV do pracodawcy.

Jak zatytułować maila z CV bez ogłoszenia i przy kilku stanowiskach w jednej firmie

Bez ogłoszenia w temacie wpisujesz nazwę obszaru lub działu plus imię i nazwisko, a przy kilku stanowiskach w tej samej firmie — osobny temat w osobnej wiadomości dla każdej roli. W aplikacji spontanicznej nie ma ani nazwy stanowiska z oferty, ani numeru referencyjnego, więc formuła „Aplikacja spontaniczna – dział marketingu – Jan Kowalski” od razu mówi rekruterowi, że nie szuka tej wiadomości w żadnym otwartym procesie, i wskazuje, do kogo ją przekazać. Resztę procedury, łącznie z wyborem adresata, omawia poradnik o tym, jak wysłać CV bez ogłoszenia.

Kiedy interesują Cię dwa różne stanowiska w tej samej firmie, wysyłasz dwie osobne wiadomości z dwoma osobnymi tematami. Rekrutacje prowadzą zwykle inne osoby, mają inne terminy i inne wymagania, więc jeden mail o dwóch rolach nie da się przypisać do żadnej z nich. Każde zgłoszenie powinno mieć też własną wersję dokumentów — jeśli dokładasz list, zdecyduj świadomie, czym różnią się CV a list motywacyjny i kiedy wysyłać oba.

Czy zmieniać temat, odpowiadając na wiadomość od rekrutera?

Nie. Odpowiadając rekruterowi, zostawiasz temat w takiej postaci, w jakiej przyszedł, razem z przedrostkiem „Re:”. Standard RFC 5322 przewiduje ten przedrostek wprost i zaleca dokładnie jedno jego wystąpienie, więc nie mnóż „Re: Re: Re:” ani nie dopisuj własnych określeń przed nim.

Powód jest praktyczny: programy pocztowe łączą wiadomości w wątki na podstawie nagłówków In-Reply-To i References oraz tematu. Zmiana tematu przy odpowiedzi może wyrzucić Twoją wiadomość z wątku rekrutacyjnego i sprawić, że rekruter zobaczy ją jako oderwaną nowość. Dlatego dosyłając portfolio, referencje czy skorygowane CV, odpowiadasz na istniejącego maila, zamiast zakładać nową konwersację z nowym tytułem.

Czego nie wolno wpisywać w temacie maila z CV

Do tematu nie trafiają żadne dane, których pracodawca nie ma prawa od Ciebie żądać na etapie rekrutacji, ani żadne dane wrażliwe. Katalog danych, których pracodawca może żądać od kandydata, zawiera art. 22(1) § 1 Kodeksu pracy w brzmieniu obowiązującym od 4 maja 2019 r.: imię i nazwisko, data urodzenia, dane kontaktowe wskazane przez kandydata, a wykształcenie, kwalifikacje zawodowe i przebieg zatrudnienia tylko wtedy, gdy jest to niezbędne na danym stanowisku. Nowelizacja usunęła z tego katalogu imiona rodziców i adres zamieszkania.

Temat jest przy tym polem znacznie bardziej widocznym niż treść wiadomości, więc niezależnie od tego, co wolno umieścić w samym CV, w tytule maila nie wpisujesz:

• PESEL, data urodzenia, numer dowodu osobistego,
• adres zamieszkania,
• oczekiwania finansowe, także w formie widełek,
• fragment klauzuli zgody na przetwarzanie danych,
• informacje o stanie zdrowia, orzeczeniu o niepełnosprawności czy sytuacji rodzinnej.

Temat wyświetla się w powiadomieniu push i na ekranie blokady telefonu, a przy przekazywaniu zgłoszenia dalej wędruje w niezmienionej formie do kolejnych skrzynek — to najgorsze możliwe miejsce na cokolwiek prywatnego. Zgoda na przetwarzanie danych na potrzeby przyszłych rekrutacji, oparta na art. 6 ust. 1 lit. a RODO, ma swoje stałe miejsce w dokumencie, a nie w nagłówku: gotowe brzmienie znajdziesz w tekście o tym, gdzie wpisać klauzulę RODO w CV. Ten artykuł nie jest poradą prawną.

Czy emoji, „PILNE” i wielkie litery pomagają się wyróżnić?

Nie — w rekrutacji prowadzonej przez skrzynkę pocztową takie zabiegi działają przeciwko kandydatowi. Temat pisany w całości wielkimi literami wyzwala w filtrach antyspamowych regułę wykrywającą nagłówek zapisany samym majuskułem (w SpamAssassin nosi ona nazwę SUBJ_ALL_CAPS), więc „PILNE!!! CV” to nie tylko zły ton, ale i realne ryzyko podbicia oceny spamowej wiadomości.

Emoji, wykrzykniki i hasła reklamowe w temacie psują też to, do czego temat służy: sortowanie i wyszukiwanie po nazwie stanowiska. Skoro rekruter filtruje skrzynkę po frazie z ogłoszenia, wszystko, co tę frazę rozcieńcza, zmniejsza szansę, że zgłoszenie zostanie odnalezione. Ta sama zasada — konkret zamiast efektu — obowiązuje w całej aplikacji i jest jednym z najczęstszych błędów w liście motywacyjnym, a w rozwiniętej formie opisuje ją poradnik o tym, jak napisać list motywacyjny, który ktoś naprawdę przeczyta.

Polskie znaki diakrytyczne to zupełnie inna kategoria i tych używać należy: standard RFC 2047 opisuje kodowanie znaków spoza ASCII w nagłówkach wiadomości, więc „ę” i „ł” wyświetlą się poprawnie w każdym współczesnym programie pocztowym. Zapis „ksiegowa” zamiast „księgowa” rozjeżdża dopasowanie do frazy z oferty, po której rekruter filtruje skrzynkę.

Kiedy pola tematu w ogóle nie ma

Pola tematu nie ma, gdy aplikujesz przyciskiem „Aplikuj” w portalu ogłoszeniowym — na Pracuj.pl, OLX Praca czy przez formularz systemu rekrutacyjnego pokroju eRecruiter, Traffit, HRlink lub SmartRecruiters. Zgłoszenie trafia wtedy prosto do bazy pracodawcy razem z metadanymi ogłoszenia, a rolę tytułu przejmuje po prostu nazwa oferty, w którą kliknąłeś. Temat piszesz wyłącznie wtedy, gdy w ogłoszeniu podano adres e-mail i wysyłasz wiadomość samodzielnie.

Dlatego przed napisaniem czegokolwiek sprawdź, którą ścieżką idziesz, i nie kopiuj tematu do pola „wiadomość do rekrutera” w formularzu — to pole zastępuje treść maila, nie jego tytuł. Samo CV dopasowane do konkretnej oferty złożysz w kreatorze ŁatweCV i wyeksportujesz jako PDF gotowy do wysyłki.

Checklista

Częste pytania

Czy w temacie maila trzeba podawać imię i nazwisko, skoro jest w nadawcy i w CV?

Tak, warto je dopisać na końcu tematu. Nazwa nadawcy bywa ustawiona jako sam adres e-mail albo pseudonim, a rekruter przeglądający kilkadziesiąt zgłoszeń sortuje i wyszukuje po treści tematu. Imię i nazwisko w tym polu pozwala odnaleźć Twoje zgłoszenie w skrzynce bez otwierania załącznika. Kolejność jest stała: najpierw stanowisko, na końcu nazwisko.

Czy pisać „CV” w temacie wiadomości?

Nie jest to konieczne i zwykle nie warto — słowo „CV” zajmuje znaki, a nie niesie informacji, bo rekruter na adresie rekrutacyjnym i tak spodziewa się aplikacji. Wyjątkiem jest sytuacja, w której pracodawca sam wskazał taki format tematu w ogłoszeniu albo wysyłasz CV na ogólną skrzynkę firmy, gdzie trafia też korespondencja handlowa. Wtedy jedno słowo „CV” na początku pomaga odróżnić wiadomość.

Czy w temacie maila można używać polskich znaków?

Tak. Znaki takie jak ą, ę, ł, ś czy ż są w nagłówku wiadomości kodowane zgodnie ze standardem RFC 2047 i wyświetlają się poprawnie w każdym współczesnym programie pocztowym. Pisanie „ksiegowa” zamiast „księgowa” wygląda niechlujnie i rozjeżdża dopasowanie do frazy z ogłoszenia, po której rekruter filtruje skrzynkę. Jedyny koszt polskich liter to szybsze zużycie limitu długości nagłówka, co przy temacie na 50 znaków nie ma znaczenia.

Czy klauzula RODO ma być w temacie maila, czy tylko w CV?

Klauzula zgody na przetwarzanie danych nigdy nie trafia do tematu wiadomości. Jej miejsce to stopka CV albo treść maila — zgoda na przetwarzanie danych na potrzeby przyszłych rekrutacji opiera się na art. 6 ust. 1 lit. a RODO i musi być czytelna jako osobne oświadczenie. Wklejenie fragmentu klauzuli w temat zajmuje całą widoczną szerokość pola i wypycha z niej nazwę stanowiska.

Co wpisać w temat, gdy aplikuję na kilka stanowisk w tej samej firmie?

Na każde stanowisko wysyła się osobną wiadomość z osobnym tematem, w którym jest nazwa tylko tego jednego stanowiska i jego numer referencyjny. Rekrutacje w firmie prowadzą zwykle różne osoby i mają osobne terminy, więc temat typu „Aplikacja na dwa stanowiska” uniemożliwia przypisanie zgłoszenia do konkretnego procesu. Każdy z maili powinien też mieć CV dopasowane do tej jednej oferty.