Jak zakończyć list motywacyjny — ostatni akapit, zwrot i podpis

Ten tekst jest częścią przewodnika Jak napisać list motywacyjny, który ktoś naprawdę przeczyta.

Zakończenie to jedyne miejsce w liście, w którym mówisz wprost, jaki ma być następny krok i kiedy jesteś dostępny. Pytanie „jak zakończyć list motywacyjny” sprowadza się do czterech elementów w stałej kolejności: ostatni akapit, prośba o rozmowę, zwrot pożegnalny i podpis. Poniżej rozstrzygam spory, które w polskim internecie krążą bez źródła — przecinek po „Z poważaniem”, wybór między „Z poważaniem” a „Z wyrazami szacunku”, skan podpisu w PDF — oraz daję sześć gotowych zakończeń do skopiowania.

Jak zakończyć list motywacyjny — cztery elementy w stałej kolejności

Zakończenie listu motywacyjnego to blok czterech elementów następujących po sobie w tej kolejności: ostatni akapit (2–3 zdania), wezwanie do działania (1 zdanie), zwrot pożegnalny bez przecinka i podpis w osobnym wierszu bez kropki. Piąty element — klauzula zgody na przetwarzanie danych — pojawia się warunkowo, pod podpisem i mniejszą czcionką.

Formułę pożegnalną i podpis umieszcza się w prawej części strony. Taki układ opisuje porada Poradni Językowej PWN „Formuła pożegnalna w liście” prof. Mirosława Bańki z 7 lutego 2014 roku, która przy okazji przypomina, że w korespondencji oficjalnej nie stosuje się rozbudowanych formuł pożegnalnych. Cały dół dokumentu wygląda więc tak:

To zamknięcie działa, bo ostatni akapit dokłada informację, której nie było wcześniej, prośba o rozmowę jest w trybie oznajmującym, a po zwrocie pożegnalnym nie ma przecinka ani kropki po nazwisku. Cała reszta dokumentu — akapit otwierający, dowód i akapit o firmie — to temat poradnika jak napisać list motywacyjny, a samo pierwsze zdanie omawiam osobno w tekście o tym, jak zacząć list motywacyjny.

Ile zdań powinno mieć zakończenie listu motywacyjnego?

Zakończenie listu motywacyjnego powinno mieć trzy do czterech zdań: dwa–trzy w ostatnim akapicie i jedno na prośbę o rozmowę. W liście mieszczącym się na jednej stronie (250–350 słów) to około 40–50 słów — wystarczająco, żeby dołożyć argument, za mało, żeby zacząć streszczać samego siebie.

Najczęstszy błąd to zakończenie, które powtarza akapit o firmie innymi słowami. Ostatni akapit ma wnosić coś nowego: kontekst, dostępność, gotowość do zadania próbnego, informację o okresie wypowiedzenia. Jeśli po wycięciu zakończenia list nie traci żadnej informacji, to zakończenie jest do przepisania. Ten sam test przechodzi tekst wygenerowany w kreatorze ŁatweCV: narzędzie napisze list pod konkretne ogłoszenie, ale ostatni akapit i tak sprawdzasz pod kątem tego, czy coś dokłada.

Sześć gotowych zakończeń listu motywacyjnego do skopiowania

Gotowe zakończenie ma dwa zdania: jedno z argumentem i jedno z propozycją następnego kroku — a jego treść zależy od tego, w jakiej sytuacji aplikujesz. Poniżej sześć wariantów: odpowiedź na ogłoszenie, aplikacja spontaniczna, kontakt po rozmowie telefonicznej, zmiana branży, polecenie i aplikowanie z etatu. Podmień konkrety na własne, a strukturę zostaw bez zmian.

• Odpowiedź na ogłoszenie: „W ogłoszeniu zwróciło moją uwagę wdrożenie nowego systemu WMS — przechodziłem przez to w 2024 roku po stronie użytkownika i wiem, gdzie zwykle sypie się migracja danych. Chętnie opowiem o tym na rozmowie.”
• Aplikacja spontaniczna: „Wiem, że obecnie nie prowadzą Państwo naboru na to stanowisko. Jeśli sytuacja się zmieni, chętnie porozmawiam — mogę też przesłać zestawienie trzech kampanii, które prowadziłem samodzielnie od budżetu po raport.” Resztę takiego dokumentu opisuję w poradniku o tym, jak wysłać aplikację spontaniczną bez ogłoszenia.
• Po rozmowie telefonicznej: „Zgodnie z naszą wczorajszą rozmową telefoniczną przesyłam komplet dokumentów. Mogę zacząć od 1 października, a do tego czasu jestem dostępny na spotkanie w dowolnym terminie.”
• Zmiana branży: „Z księgowości do analityki danych przeszedłem świadomie: przez trzy lata budowałem w Excelu i SQL-u raporty, z których korzystał cały dział controllingu. Chętnie pokażę na rozmowie dwa z nich.” Szerzej o samej decyzji piszę w tekście o tym, jak zmienić branżę po 40. roku życia.
• Aplikacja z polecenia: „O rekrutacji dowiedziałem się od Anny Kowalskiej z zespołu wsparcia, z którą współpracowałem przy wdrożeniu u wspólnego klienta. Jestem do dyspozycji na rozmowę w tym i przyszłym tygodniu.”
• Aplikowanie z etatu: „Pracuję obecnie u konkurencyjnego dostawcy, dlatego proszę o traktowanie tej aplikacji jako poufnej. Na rozmowę jestem dostępny po godzinach pracy lub zdalnie w porze lunchu.”

Prośba o rozmowę to obietnica, którą trzeba potem obronić — nad tym, co powiedzieć na spotkaniu, pracuje się osobno, zaczynając od odpowiedzi na pytanie „opowiedz o sobie” i od decyzji, jak się ubrać na rozmowę kwalifikacyjną.

Zdania spalone rozpoznasz po trzech cechach: przesądzają o decyzji rekrutera („proszę o pozytywne rozpatrzenie”), są w trybie warunkowym („byłbym zaszczycony, gdyby zechcieli Państwo”) albo zapożyczają formułę z urzędowego podania („w załączeniu przesyłam wymagane dokumenty i pozostaję z szacunkiem”). Wszystkie trzy brzmią jak wypełnianie miejsca, a nie jak człowiek, który wie, co ma do zaoferowania — i trafiają na tę samą listę co pozostałe błędy w liście motywacyjnym.

Czy po „Z poważaniem” stawia się przecinek?

Nie — po formule pożegnalnej przecinka się nie stawia. Rozstrzyga to porada Poradni Językowej PWN „Interpunkcja zwrotów adresatywnych oraz pożegnalnych” autorstwa dr. hab. Adama Wolańskiego z Uniwersytetu Warszawskiego, opublikowana 27 listopada 2021 roku. Dotyczy tak samo zwrotów „Z poważaniem”, „Z wyrazami szacunku” i „Pozdrawiam”.

Uzasadnienie jest typograficzne, nie składniowe: niepełny wiersz z formułą i podpis umieszczony w wierszu poniżej są mocniejszymi delimitatorami niż przecinek, więc znak przestankowy staje się zbędny. Ta sama porada rozstrzyga drugą wątpliwość — po imieniu i nazwisku w podpisie nie stawia się kropki. Przecinek w polskim liście ma swoje miejsce, ale na początku: po zwrocie adresatywnym („Szanowni Państwo,”).

W angielskim jest dokładnie odwrotnie — tam po formule pożegnalnej przecinek stawia się zawsze („Sincerely,”, „Kind regards,”, „Yours faithfully,”), i stąd bierze się kalka, która przeniosła przecinek do polskich szablonów; różnice między polską a angielską konwencją dokumentów aplikacyjnych zbieram w poradniku o CV po angielsku.

„Z poważaniem” czy „Z wyrazami szacunku” — który zwrot wybrać

Obie formuły są poprawne i obie są oficjalne, więc żadnej nie popełnisz błędu; różnią się dystansem. Porada Poradni Językowej PWN „Poważanie czy szacunek?” prof. Katarzyny Kłosińskiej z 30 stycznia 2019 roku wskazuje, że „z poważaniem” zakłada i wprowadza większy dystans niż „z wyrazami szacunku”.

Praktyczny wniosek: „Z poważaniem” jest domyślnym wyborem do aplikacji w administracji publicznej, bankowości, kancelariach i wszędzie tam, gdzie w ogłoszeniu widzisz język formalny. „Z wyrazami szacunku” pasuje, gdy rekruter pisał do Ciebie mniej oficjalnie albo aplikujesz do mniejszej firmy czy zespołu produktowego. „Pozdrawiam” zostaw na późniejszą korespondencję mailową — w pierwszym liście motywacyjnym jest za blisko.

Czy list motywacyjny wysyłany mailem trzeba podpisać?

Wystarczy wpisane imię i nazwisko — odręczny podpis nie jest wymagany żadnym przepisem. List motywacyjny nie jest oświadczeniem woli ani czynnością prawną, więc nie stosuje się do niego wymogu formy pisemnej z art. 78 § 1 Kodeksu cywilnego.

Skan albo grafika odręcznego podpisu wklejona do PDF nie zmienia w tej sprawie nic. W świetle rozporządzenia eIDAS (rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady UE nr 910/2014) taki obrazek to zwykły podpis elektroniczny, który daje najwyżej formę dokumentową (art. 77(2) Kodeksu cywilnego). Podpisowi własnoręcznemu równoważny jest wyłącznie kwalifikowany podpis elektroniczny (art. 25 ust. 2 eIDAS oraz art. 78(1) § 2 Kodeksu cywilnego), a takiego nikt w rekrutacji nie oczekuje.

Odręczny podpis ma sens w trzech sytuacjach: dokument drukujesz i składasz osobiście lub wysyłasz pocztą, ogłoszenie wprost wymaga podpisanych dokumentów, albo aplikujesz w naborze do instytucji publicznej z formalną procedurą. Poza nimi wpisane imię i nazwisko jest równie skuteczne i czytelniejsze — a jeśli w ogóle zastanawiasz się, czy dołączać list, decyzję ułatwi poradnik o tym, czy list motywacyjny jest jeszcze potrzebny.

Czy klauzula RODO musi być też w liście motywacyjnym, jeśli jest już w CV?

Nie musi — jedna klauzula na komplet dokumentów wysyłanych w tej samej wiadomości wystarczy. Jeśli zgoda znalazła się w CV, powtarzanie jej w liście motywacyjnym niczego nie dodaje.

Sama zgoda dotyczy węższego zakresu danych, niż zakłada większość kandydatów. Zgodnie z art. 22(1) § 1 Kodeksu pracy w brzmieniu obowiązującym od 4 maja 2019 roku (ustawa z 21 lutego 2019 r., Dz.U. 2019 poz. 730) pracodawca żąda od kandydata imienia i nazwiska, daty urodzenia, wskazanych przez kandydata danych kontaktowych, a także wykształcenia, kwalifikacji zawodowych i przebiegu zatrudnienia — te ostatnie tylko wtedy, gdy są niezbędne do pracy określonego rodzaju (art. 22(1) § 2). Tych danych pracodawca nie przetwarza na podstawie zgody, więc do nich klauzula jest zbędna.

Zgoda z art. 22(1a) Kodeksu pracy w związku z art. 6 ust. 1 lit. a RODO obejmuje dane spoza tego katalogu — na przykład zdjęcie czy zainteresowania — oraz udział w przyszłych rekrutacjach. Jej brak nie może być podstawą niekorzystnego traktowania kandydata ani przyczyną odmowy zatrudnienia (art. 22(1a) § 2), a samą zgodę można wycofać w każdej chwili (art. 7 ust. 3 RODO). Aktualną treść i miejsce takiej zgody rozpisuję w poradniku o klauzuli RODO w CV; jeśli list wysyłasz samodzielnie, bez CV, wklej ją pod podpisem, mniejszą czcionką.

Jedna uwaga na koniec tej sekcji: to poradnik redakcyjny, a nie porada prawna — przy nietypowej sytuacji (dane szczególnych kategorii z art. 9 RODO, o których mówi art. 22(1b) Kodeksu pracy) sprawdź przepisy albo materiały Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Checklista

Częste pytania

Jak poprosić o rozmowę kwalifikacyjną, żeby nie zabrzmieć nachalnie?

Napisz to w trybie oznajmującym i w pierwszej osobie, bez trybu warunkowego: „Chętnie opowiem o tym na rozmowie” albo „Jestem do dyspozycji od poniedziałku do piątku po godzinie 16”. Unikaj deklaracji, że zadzwonisz konkretnego dnia — w polskiej praktyce rekrutacyjnej bywa to odbierane jako wywieranie presji.

Czy pisać „z góry dziękuję za pozytywne rozpatrzenie mojej kandydatury”?

Nie. To zdanie z góry zakłada decyzję rekrutera i pochodzi ze wzorów podań urzędowych, a nie z listu motywacyjnego. Zastąp je jednym zdaniem o tym, co możesz wnieść, i prostą deklaracją gotowości do rozmowy — to samo miejsce w tekście, ale konkretna treść zamiast formuły.

Czy wklejać skan odręcznego podpisu do pliku PDF?

Nie ma takiej potrzeby. Grafika podpisu wklejona do PDF to w świetle rozporządzenia eIDAS (rozporządzenie UE nr 910/2014) zwykły podpis elektroniczny, który nie jest równoważny podpisowi własnoręcznemu — równoważny jest wyłącznie podpis kwalifikowany. W dokumencie wysyłanym mailem wystarczy wpisane imię i nazwisko.

Jak zakończyć aplikację spontaniczną, kiedy nie odpowiadam na żadne ogłoszenie?

Zamiast prosić o rozmowę, zaproponuj konkretny, mały następny krok i zaznacz, że wiesz o braku otwartej rekrutacji. Przykład: „Wiem, że nie prowadzą Państwo obecnie naboru na to stanowisko. Jeśli sytuacja się zmieni, chętnie porozmawiam — mogę też przesłać portfolio trzech wdrożeń, które prowadziłem samodzielnie”.

Jak zakończyć list motywacyjny po angielsku?

Odwrotnie niż po polsku: w angielskim po formule pożegnalnej stawia się przecinek — „Sincerely,”, „Kind regards,”. W wariancie brytyjskim używa się „Yours sincerely,” gdy znasz nazwisko adresata, a „Yours faithfully,” po zwrocie „Dear Sir or Madam”. W amerykańskim wystarczy „Sincerely,” niezależnie od tego, czy znasz nazwisko.